Em três meses de funcionamento, o e-Protocolo Digital permitiu a redução do tempo médio de tramitação dos processos de 127 dias para 11 dias na Secretaria de Estado da Administração e da Previdência. Processos envolvendo assuntos de recursos humanos, como aposentadoria, abono de permanência e licença especial, já estão integralmente implantados ao sistema, e bem mais ágeis.

O trâmite dos processos de aposentadorias – que da forma física chegava a levar 136 dias – passou para 70 dias com o sistema digital, segundo dados da ParanaPrevidência. O abono de permanência foi de 30 dias para cinco dias, e a licença especial passou de 10 dias para dois dias.

“Com a implantação integral na Secretaria e disponibilização do sistema para todas as secretarias, estamos recusando processos físicos vindos de outras pastas. Para o público externo, houve oferta de link para protocolar documentos sem necessidade de deslocamento até os órgãos públicos. Além de ganhar agilidade, esta medida gera economia, eficiência e desburocratização”, explica o diretor-geral da Secretaria, Bráulio Cesco Fleury.

BENEFÍCIOS – O e-Protocolo Digital é utilizado por fornecedores licitantes; servidores ativos, inativos e seus dependentes; órgãos de controle; órgãos de outros Poderes; e conselhos estaduais. O sistema possui ferramentas intuitivas e de fácil manuseio. Para os usuários com dificuldades, são ofertados treinamentos presenciais e a distância, bem como disponibilizados manuais técnicos do sistema.

Entre os benefícios da funcionalidade estão a transparência, eficiência, acessibilidade, sustentabilidade, desburocratização e redução do uso de materiais, mão de obra, serviços de malote e espaço para armazenamento dos cerca de 500 mil processos registrados por ano.

Segundo o Departamento de Arquivo Público (Deap), onde são guardados os documentos permanentes de todos os órgãos do Estado, a economia com o armazenamento deve ser de R$ 2,4 milhões por ano, em média, e cerca de 10 mil árvores deixarão de ser abatidas.

A próxima etapa no processo de implantação do e-Protocolo é estabelecer um grupo de trabalho para Gestão de Processos, onde os documentos sejam padronizados e o fluxo dos processos seja predefinido, evitando retrabalho e melhorando as atividades de cada setor administrativo.